Hablar mal del software libre es arriesgado en este país, especialmente si vives en Andalucía o Extremadura, donde los políticos de algunos partidos identifican (nadie sabe por qué) el software libre con una visión “progresista” del mundo y el pago de licencia de uso de programas informáticos parece una aberración propia de los dinosaurios de los años 70.
Y lo peor es que esta cultura del “gratis total” ha calado entre la gente joven (y no tan joven) que se descargan de Internet música, películas y programas informáticos sin el menor respeto a la propiedad intelectual de sus creadores. Es decir, sin el menor respeto a unas personas que han dedicado tiempo y dinero a crear una canción, película o programa y que esperan, como casi todo el mundo, cobrar por su trabajo.
Como el tema es muy amplio y las generalidades son siempre injustas, voy a centrar mis comentarios en un caso concreto. Muy concreto. Algo que me pasó hace unas semanas y que todavía me produce malestar cuando lo recuerdo (lo que probablemente me haga perder la objetividad deseable y por lo que me disculpo por anticipado). No voy por tanto, y lo digo explícitamente, a hablar de todos los casos, situaciones y variantes del software libre (free, open source…o la variante que se te ocurra) ni a considerar que todos los proyectos de software libre son equivocados… Voy a centrarme en este caso concreto y, sobre él, discutimos todo lo que queráis.
Caso real: un departamento de una facultad de una universidad andaluza quiere digitalizar varios miles de expedientes de alumnos y almacenarlos en un programa de gestión documental para poder consultarlos fácilmente, al mismo tiempo que “libera” varios metros cuadrados de espacio muy valioso, ahora ocupado por archivadores.
Me llaman para ver el software, hablamos de los escáneres, piden presupuesto también a dos empresas que se dedican a digitalizar documentos… decisión final del cliente: “Vamos a montar ArchivaTech para unos 20 usuarios (7.000€), nos das formación (1 día, 350€), soporte técnico (700€ al año), compramos 4 escáneres Fujitsu (4×550€) y nosotros contratamos a 2 ó 3 personas para hacer la digitalización durante 3 ó 4 meses (unos 10.000€) porque el presupuesto de las empresas es muy elevado (más de 25.000€ las dos).”
En esa situación estamos cuando aparece el departamento de informática de la Universidad y dice: “Nada de pagar licencias. Aquí se usa software libre, concretamente Alfresco.”
Se acabó el negocio. Con la Iglesia hemos topado. Universidad+Andalucía=Alfresco
La pregunta que planteo es: ¿Han hecho bien? ¿Se han ahorrado dinero?
Evidentemente se han ahorrado 7.000€ de la licencia de uso. Pero ¿qué pasa con el resto del presupuesto? Porque nadie pensará que el coste de un PROYECTO de gestión documental es solo el coste de la licencia del programa. ¿O sí lo piensas? Esta es la gran mentira de los defensores del software libre, hablar SOLO de la licencia del software. Es como comprar un coche y pensar que no gasta gasolina, ni ruedas, ni hay que llevarlo el taller. Si quieres hacer una comparación REAL, hay que sumar todos los gastos.
Vamos a ver qué le está pasando a este usuario (los datos que doy son reales, de este y otros clientes):
1.- El programa: Alfresco. Gratis, frente a 7.000€. De momento gana el SL.
2.- Formación: hay dos formas de hacerlo.
2.1.- Contratar una empresa (hay varias que se dedican a ello) y pagarles 3.500€ por semana. Como el programa es tan “bueno” (es decir, tiene muchas opciones y es muy complicado de usar) te recomiendan al menos una semana (¡vaya pasada!). Pero no olvidemos que a la cantidad que cobra la empresa hay que sumar el tiempo que los 20 usuarios pierden aprendiendo a usar el programa. Para redondear supondré que el coste por usuario y día es de 100€ (su nómina / 20 días hábiles al mes). Muy por encima, 2 días x 20 personas x 100€/día = 4.000€ (que sumar a los 3.500 anteriores).
2.2.- “Autoformación”, por las buenas, o con la ayuda del departamento de informática de la Universidad (que también cobran todos los meses, no son una ONG). Grosso modo, digamos 2 días x 20 personas (usuarios) + 2 formadores x 100€/día = 4.400€
Si instalas ArchivaTech, cobramos 350€ por un día (no hace falta más). En cuanto a los usuarios, desde media hora (no exagero) a 2 horas como mucho. 2 horas x 20 x 15€/hora = 600€, + los 350€ que cobramos = 950€. Bastante menos que los 7.500 ó 4.400 calculados antes (y esto es siendo muy conservador, porque aprender a manejar Alfresco no es sencillo).
3.- Soporte técnico. Hace unos días hablaba con otra empresa de un concurso al que se presentan con Alfresco. Coste de mantenimiento anual para 25 usuarios: 17.500€ Sí, como suena, 17.500€ al año por dar soporte. La facultad de la que estamos hablando no va a contatar este soporte “externo” pero ¿qué va a hacer cuando tenga algún problema? Porque problemas surgen: ya sea un nuevo puesto de trabajo, formación adicional para un nuevo usuario, el servidor que no arranca un lunes… Cuando tienes a 20 personas usando diariamente un programa un día sin trabajar te cuesta mucho dinero, además de causar molestias, a los usuarios y a los estudiantes que están solicitando información o dando de alta su matrícula. En este caso, llamarán al departamento de informática de la Universidad, que no es gratis. Tener una persona, o varias, para atender a las llamadas de los usuarios de Alfresco cuesta dinero, mucho dinero. Por eso existen empresas que ofrecen este servicio, y que no son los creadores de Alfresco, son empresas que conocen el programa. No creo que el coste de la Universidad llegue a los 17.500€ anuales, pero seguro que es muy superior a los 700€ que cobramos nosotros.
4.- Proceso de digitalización. Aunque lo haya dejado para el final, éste es la partida más importante (en este caso). Estamos hablando de digitalizar 8.000 expedientes, con una media de 4 ó 5 folios cada uno de ellos. Hay que escanear los documentos, ponerles un nombre y guardarlos en el programa de gestión documental. Y repetir este proceso 8.000 veces. Cualquier retraso en esta operación se convierte en un problema cuando lo multiplicamos por 8.000. Es por ésto que siempre insisto en las cualidades que DEBE tener un programa de gestión documental. No es imprescindible que sea ágil y rápido en la digitalización, pero si no lo es, los 3 meses previstos para escanear los documentos se pueden convertir fácilmente en 6, con un incremento de miles de euros en el coste final.
En resumen, que me he alargado demasiado, cuando estudies el coste de un proyecto de implantación de un programa de gestión documental, evalúa TODAS las partidas, y no solo la licencia del programa que en muchos casos, desde luego en este ejemplo real, no será más del 10 ó el 15% del coste total.
NOTA (para los defensores del software libre): con mucho gusto escribiré un artículo sobre “las verdades del Software Libre”. Sugiéreme un ejemplo, un caso práctico, una experiencia real… y lo haré con gusto. Pero los comentarios a este artículo, por favor, limitados a lo que he dicho. No generalicemos porque si no, nos enzarzaremos en una discusión sin fin. Hay que concretar, y creo que yo lo he hecho (aunque me parece que se ha notado mucho que estaba cabreado).
Este artículo se publicó originalmente en Gestión Documental para Gente Normal.