Debo confesar que comparto con algunos colegas el agobio de fin de año, en donde cerrar de manera correcta y responsable nos consume las últimas semanas e incluso meses de cada año. Lo curioso es que así como acaba el año empieza el nuevo, en un apuro administrativo que nos lleva sin darnos cuenta a agotar también los primeros meses del nuevo ejercicio; cuando nos damos cuenta estamos ya sumidos en una operación inercial que no tuvo fin ni principio.[1]
Para ayudar a los que experimentamos esta suerte, he decidido compartir una “guía relámpago” para hacer un alto en el camino e iniciar el año de forma renovada y, por qué no, más focalizada. La guía que a manera de dinámica y preguntas comparto a continuación, es parte de una metodología que he recuperado de entre mis documentos personales sin poder encontrar el dato de la fuente, por lo tanto, de antemano anticipo las respectivas disculpas por no citar a su autor de manera correcta. De hecho debo decir que lo que conservo es la traducción al español que en su momento hice del documento original. De esta forma reconozco abiertamente que esta metodología no es una innovación propia pero que me parece altamente recomendable y útil para que sea aprovechada por todos.
Dinámica
- Escríbete en el centro de una hoja (como área organizacional) y dibuja alrededor tuyo los “cuestionamientos base” que incluimos más adelante. De arriba abajo y de izquierda a derecha en el orden del número en el que aparecen en el listado.
- Responde en esquema que creaste los cuestionamientos base y las preguntas específicas.
- Reflexiona sobre las respuestas y detecta oportunidades de mejora.
- Elabora un plan de trabajo con tu equipo.
- Comunica los resultados.
- Inicia una nueva ruta.
Éxito!
Cuestionamientos base
- ¿Qué estamos haciendo?
Lo primero que debes hacer es situarte en el punto exacto en el que estás. La pregunta parece fácil pero es sumamente compleja al momento de querer responderla con sinceridad.
Es posible que lo que describas sea lo que pasa en tu día a día y que al seguir con las demás preguntas encuentres que tu labor ha perdido relevancia respecto de lo que aspirabas hacer cuando partiste del origen. Una segunda posibilidad es que la respuesta evoque a lo que deseas hacer, pero que no corresponda con tu día a día. Sea una, otra o una tercera, este es el punto más importante del ejercicio, si te sientes más cómodo hazlo con un pequeño grupo o en solitario, pero describe con toda honestidad el punto en el que te encuentras.
Para que no generes una respuesta anecdótica apóyate en las siguientes preguntas específicas:
- ¿Qué objetivos de valor público estamos persiguiendo?
- ¿Qué servicios al público estamos brindando? ¿Qué garantizan estos servicios? ¿A qué contribuyen? ¿Cómo reforman o facilitan la vida de los ciudadanos?
- ¿A quién estamos beneficiando? ¿Cuáles son las características de los actores interesados o beneficiados?
- ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de los interesados, usuarios o beneficiarios?
Es probable que por la operación diaria, en algún punto se haya quedado olvidado lo que le da razón a lo que haces. Retomar este enfoque es fundamental para recuperar el sentido de las actividades diarias. Si lo que haces no sirve o beneficia a alguien, piensa seriamente en la responsabilidad pública que estás cargando. Lo que hacemos debe tener algún sentido, si se ha perdido debe dejarse.
Para desarrollar mejor este punto, responde los siguientes cuestionamientos:
- ¿Esta política sirve al interés público? ¿La política sirve al interés de actores del ámbito gubernamental? ¿cuántos y quiénes son estos actores de gobierno?
- ¿Los servicios que ofrecemos integran las necesidades de sus usuarios? ¿Cuáles son las nuevas expectativas que tienen los usuarios del servicio? ¿Qué servicios nuevos deben ofrecerse?
- ¿Se ha modificado la situación o demanda que originó esta política? ¿Qué están esperando de nosotros los interesados, usuarios o beneficiarios? ¿Cómo los hemos involucrado? ¿Cuáles son los aportes reales que les hemos generado?
- ¿Debemos continuar haciéndolo de la misma forma que siempre?
En este punto es el momento de hacer un ejercicio abierto y directo de autocrítica. Cuestiónate a ti mismo y la forma en que has abordado tu tarea. Si estás en una encomienda que ha iniciado de tiempo atrás, este es el punto preciso para enfrentar los paradigmas pasados, las clásicas frases de: “es que así siempre se ha hecho”.
Para orientarte responde las siguientes preguntas:
- ¿La política debe continuar, evolucionar o desaparecer?
- ¿Los objetivos deben revisarse?
- ¿Los servicios pueden mejorarse, modificarse o suprimirse?
- ¿Sigue siendo relevantes las necesidades o problemas de los interesados o beneficiarios, que dieron origen a la política? ¿siguen siendo relevantes los actores ante los nuevos problemas públicos?
- ¿Cómo deberíamos hacerlo?
Si lo que haces es necesario, beneficioso y pertinente, piensa en formas más efectivas de hacerlo. Es común que si hemos encabezado esta tarea desde su origen pensemos que lo hemos hecho lo mejor posible o que lo hemos hecho de la forma más adecuada. No obstante, el mundo cambia y la administración también, las tecnologías y metodologías actuales nos dan más posibilidades que antes, por lo tanto no temas en repensar tus propias estrategias.
Si quieres descubrir oportunidades de mejora en tu operación, reflexiona en las siguientes preguntas:
- ¿La política puede ser implementada de manera más efectiva de otras maneras o incluso por otros actores?
- ¿Esta política debe seguir siendo liderada por el estado? ¿Qué nivel de involucramiento debemos tener?
- ¿Se pueden entablar estrategias de cooperación con otros actores públicos, privados o de la sociedad civil?
- ¿La política debe seguir consumiendo el mismo tiempo y esfuerzo que el que hasta ahora?
- ¿Quién podría financiar esto?
A pesar de lo difícil que es pensar en este cuestionamiento, debido al sentimiento de renuncia al presupuesto que se nos asigna año con año, pensemos en términos de maximizar recursos para llegar a concretar mayores beneficios que los que hemos alcanzado hasta ahora. Vale aquí recordar que el recurso que se asigna a las oficinas públicas no es propio, sigue siendo dinero de los ciudadanos y debe usarse con el mayor rendimiento y beneficio posible.
Para pensar sobre esto responde a los siguientes cuestionamientos precisos:
- ¿Se justifica que la política deba pagarla el estado?
- ¿Alguien más debe financiarla?
- ¿Qué tipo de co-financiamiento podríamos considerar?
- ¿Qué otras necesidades públicas podrían cubrirse con los recursos que se han destinado hasta ahora a la política o la prestación de este servicio?
- ¿Cómo podría hacerse con menos dinero?
De la mano del anterior cuestionamiento, en caso de mantener la política actual, debemos también pensar en términos de alta racionalidad. Los recortes que pudieron haberse generado en el presupuesto de este ejercicio pueden hacer que este punto no sólo sea un deseo sino una necesidad.
Ante este escenario, piensa en soluciones basándote en las siguientes interrogantes:
- ¿Existe otro actor con competencia, que pueda tener estructuras y procedimientos más eficientes?
- ¿Qué acciones normativas, estratégicas, tecnológicas u operativas pueden hacer que se siga implementando esta política de manera menos costosa y asegurando sus objetivos?
- ¿Cuál es el escenario de transformación?
Resultaría muy difícil que los cuestionamientos y sus respuestas plantearan un escenario en el que no hubiera nada que mejorar, sin embargo, si es así ¡felicidades! Este ejercicio puede servirte para legitimar tu actuación; por otro lado, si has encontrado oportunidades de mejora piensa de manera puntual en las acciones concretas a seguir. Identifica resultados rápidos que den cuenta de la transformación e involucra a los interesados internos y externos para hacer una correcta gestión del cambio.
De manera puntual responde las siguientes preguntas, pero como lo dijimos antes, no te quedes sólo con sus respuestas, establece acciones concretas y un plan de corto plazo para preparar tu transición.
- ¿Qué escenarios de cambio existen para tener una política pública más efectiva y menos costosa?
- ¿Cómo puede garantizarse una implementación más efectiva?
- ¿Con qué actores debemos hablar del cambio? ¿Cómo debemos comunicarles los beneficios del nuevo rumbo?
En el andar por las preguntas y las respuestas te irás dando cuenta de la orientación que debes tomar para poder mejorar lo has hecho hasta ahora. No tema responder, pero sobre todo no temas replantearte a ti mismo y a tus responsabilidades como servidor público. Cada año es una oportunidad para mejorar nuestra labor y sobre todo para saber que los errores no deben sostenerse todo el tiempo.
Finalmente sirva esta contribución, además de intentar apoyar en alguna medida a todos aquellos que queremos mejorar cada año lo que hacemos, para desearles el mayor de los éxitos en este 2016. Lo merecen ustedes. Lo merecen los ciudadanos a los que servimos.
[1] Mantener la inercia no es necesariamente algo malo en procesos que han sido planeados para el mediano o largo plazo y que son constantemente sometidos a una evaluación que les permite evolucionar constantemente, sin embargo estos casos suelen ser pocos en la administración pública.